POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y LINEAMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. DEFINICIONES:
a) Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento.
b) Fundación: Fundación Mi Sangre
c) Datos Personales: Cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para efectos de esta política, la Fundación es uno de los Encargados del Tratamiento.
e) Permiso: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Fundación a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a su disposición.
f) Responsable de Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales, para efectos de esta política es la Fundación.
g) Titular: Es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
h) Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
i) Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2. OBJETO:
El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de la información de Datos Personales por parte de la Fundación, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, en vista de que la Fundación Mi Sangre recopila datos personales en desarrollo de su objeto social. Por tanto, se pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por la Fundación, la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con el fin de que estos conozcan la finalidad del Tratamiento, los derechos, el procedimiento y los mecanismos que existen a su disposición para hacer efectivos sus derechos.
3. RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO:
La Fundación es la Responsable del Tratamiento de la Base de Datos Personales y será así mismo la Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. El encargado del Tratamiento de los Datos Personales, para todos los efectos legales, es la Fundación.
Los datos de la Compañía, como Responsable del Tratamiento, son los siguientes:
Dirección: Transversal 5A #45 -64 Patio Bonito, Medellín – Antioquia.
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: (574) 3123920
4. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL TRATAMIENTO:
El tratamiento es cualquier operacion o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recoleccion, almacenamiento, conservacion, grabacion, uso, circulacion o supresion. La informacion que recolecta la Fundacion en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro, control y efectiva comunicacion con los proveedores, donantes, colaboradores, participantes de proyectos, contratistas y empleados de la fundacion. Los fines para los cuales la fundacion recolecta datos son:
El Tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, conservación, grabación, uso, circulación o supresión.
La información que recolecta la Fundación en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro, control y efectiva comunicación con los proveedores, donantes, colaboradores, participantes de proyectos, contratistas y empleados de la Fundación. Los fines para los cuales la Fundación recolecta datos son:
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Dar cumplimiento a las obligaciones que se deriven de la relación legal, comercial, contractual o de cualquier otra índole que se tenga con la Fundación, así como la exigibilidad de los derechos que tengan las partes en virtud de dichas relaciones.
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Mantener informados a los Titulares de los Datos Personales respecto de los programas, logros, actividades, proyecciones y gestión de la Fundación.
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Enviarles a los Titulares información de carácter publicitario, comercial y de mercadeo, de eventos y en general información relativa al desarrollo del objeto social de la Fundación.
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Transferir y/o transmitir los Datos Personales a terceros designados por la Fundación y la exigibilidad de los derechos generados en virtud de la relación legal, contractual o comercial existente.
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Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
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Adicionalmente, los Datos Personales recolectados serán utilizados para fines sociales y estadísticos.
4.1. TRATAMIENTOS Y FINALIDADES GENERALES DE LA INFORMACIÓN:
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Procesamiento y confirmación de los datos personales.
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Promocionar y publicitar nuestras actividades y eventos.
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Realizar transacciones contables y administrativas derivadas del giro ordinario de la Fundación.
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Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales, policías o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros.
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Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos o facturación.
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Efectuar los registros contables relativos a las operaciones realizadas en el giro ordinario de la Fundación.
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Envío y recepción de correspondencia.
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Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas.
La Fundación conservará en su Base de Datos la información personal de los Titulares de la información, mientras ésta sea usada para dar cumplimiento a las finalidades indicadas en la presente política, una vez dicho uso termine, la información será bloqueada en el sistema de información de la Fundación, quedando únicamente como dato histórico de las operaciones realizadas con el Titular, pero no se podrá realizar ninguna transacción ni uso de dichos datos.
4.2. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:
La Fundación Mi Sangre tiene como finalidad el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes para fines estadísticos. No obstante, el suministro de datos personales de niños, niñas y adolescentes es de carácter facultativo, tanto para ellos como para quienes actúen en representación de ellos. La Fundación Mi Sangre velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes y respetará su tratamiento, teniendo como finalidad el interés superior de ellos, el respeto de sus derechos fundamentales, de sus intereses y opiniones, cumpliendo con los requisitos previstos en la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales.
5. DERECHOS DEL TITULAR:
El Titular es una persona natural cuyos datos personales son recolectados, almacenados o utilizados por el Responsable del Tratamiento.
El Titular tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, e induzcan a error. En todo caso el Titular se obliga a suministrar información veraz.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo que expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado, previa solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, respecto del uso que se le han dado a sus Datos Personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de la Fundación cuando en el Tratamiento no se respeta los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte del Responsable.
6. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, RECLAMOS Y QUEJAS:
6.1. CONSULTAS:
El Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, podrán formular consultas respecto al contenido de los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la Fundación, y ésta suministrará la información que posea del Titular.
Para realizar la consulta se requiere:
a) Presentar la solicitud por escrito en las o ficinas de la Fundación ubicadas en la dirección Transversal 5A #45 -64 Patio Bonito, Medellín – Antioquia, o dirigirlas al correo electrónico [email protected].
b) Se debe anexar a la solitud la copia del documento de identidad del Titular. Cuando la solicitud sea realizada por un causahabiente, apoderado y/o representante del Titular, deberá acreditar dicha calidad, de conformidad con la Ley vigente aplicable sobre la materia.
c) La solicitud deberá indicar la dirección y datos de contacto del solicitante.
d) El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Fundación.
e) En caso de que la solicitud no pueda ser atendida dentro de los diez (10) hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Fundación, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos de la demora y para señalarle otra fecha en la cual será respondida su consulta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para comunicar su solicitud.
Cualquiera que sea el medio empleado para realizar la consulta, la Fundación guardará prueba de ésta y su respuesta.
6.2. RECLAMOS:
El Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o en esta política, podrán presentar un reclamo escrito ante la Fundación, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulará por correo electrónico dirigido a [email protected].
b) Al reclamo deberá anexarse la copia del documento de identidad del Titular. Cuando el reclamo sea realizado por un causahabiente, apoderado y/o representante del Titular, deberá acreditar dicha calidad, de conformidad con la Ley vigente aplicable sobre la materia.
c) El reclamo deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y lo que se pretende con éste, es decir, la actualización, corrección, supresión de la información o cumplimiento de los deberes de la Ley o de esta política.
d) Se deberá indicar la dirección y datos de contacto e identifi cación del reclamante.
e) Se deberá acompañar por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
f) La Fundación antes de atender el reclamo veri ficará la identidad del Titular de los Datos Personales sobre los cuales se hace el reclamo, su representante y/o apoderado y con ese fin podrá exigir el documento de identi ficación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
g) Si la documentación o el reclamo resultan incompletos, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido del reclamo.
h) En caso de que la Fundación no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
i) Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de la Fundación donde reposen los Datos Personales sujetos a reclamo, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
j) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.3. QUEJAS:
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Fundación.
7. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA:
La Fundación se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta política, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web fundacionmisangre.org.
8. ACEPTACIÓN:
Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus Datos Personales conforme los términos de esta política, al momento de proporcionar sus datos.
9. VIGENCIA:
Esta política rige a partir del 02 de enero de 2022. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, de conformidad con el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las fi nalidades mencionadas en esta política, para las cuales fueron recolectados.